Politique En Matière De Collecte De Fonds En Ligne Et De Financement Participatif

INTRODUCTION

La Ligue navale du Canada s'engage à respecter les normes les plus strictes en matière de gestion financière, de transparence et de responsabilité dans toutes ses activités de collecte de fonds. Alors que les plateformes de collecte de fonds en ligne et de financement participatif ne cessent d'évoluer, la présente politique établit des exigences claires afin de garantir que toutes les campagnes menées au nom de la Ligue navale du Canada reflètent les valeurs de l'organisation, respectent les lois en vigueur et les contrôles internes, et soutiennent les objectifs caritatifs de l'organisation.

DÉCLARATION DE POLITIQUE

Toutes les campagnes de financement participatif et de collecte de fonds en ligne menées au nom de la Ligue navale du Canada ou à son profit doivent :

• Soutenir les objectifs caritatifs de l'organisation
• Respecter les procédures établies en matière de finances, de confidentialité et de gouvernance
• Verser tous les fonds sur un compte bancaire officiel de la Ligue navale du Canada
• Veiller à ce que tous les dons soient traçables, transparents et utilisés uniquement à des fins approuvées

Aucune campagne ne peut être lancée sans l'autorisation écrite appropriée prévue par la présente politique.

CHAMP D'APPLICATION

La présente politique s'applique à tous les membres, employés, bénévoles et unités organisationnelles de la Ligue navale du Canada, y compris aux niveaux national, divisionnaire et de succursale. Elle régit toutes les activités de collecte de fonds en ligne et de financement participatif menées au nom de l'organisation ou à l'appui de ses programmes, de ses cadets, de ses événements ou de ses initiatives caritatives.

DÉFINITIONS

Responsable de campagne
Personne désignée par une succursale ou une division et investie du pouvoir d'organiser et de gérer une campagne de collecte de fonds approuvée.

Responsable financier autorisé
Membre du comité exécutif de la succursale ou de la division, généralement le trésorier, chargé de veiller au respect des règles financières prévues par les politiques de la Ligue navale, des contrôles internes et de la présente politique.

Compte bancaire officiel
Compte détenu auprès d'un établissement financier au nom de la Ligue navale du Canada, dont l'organisation est le bénéficiaire effectif.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Dirigeants (au niveau national, divisionnaire et de succursale)

• Approuver les campagnes de collecte de fonds au niveau hiérarchique approprié
• S'assurer que les campagnes respectent la présente politique et les politiques financières connexes
• Assurer une supervision et donner des orientations correctives si nécessaire

Trésoriers / Responsables financiers autorisés

• Confirmer que les dispositions bancaires sont appropriées
• S'assurer que les exigences en matière de rapprochement, de documentation et de rapports sont respectées
• S'assurer que seules les personnes autorisées émettent des reçus fiscaux pour dons de bienfaisance

Responsables de campagne

• Gérer les opérations quotidiennes et les communications liées à la campagne
• Assurer le suivi des activités financières et des remerciements aux donateurs
• Se conformer aux plans approuvés et aux exigences en matière de rapports

Membres et bénévoles

• Respecter la présente politique
• S'abstenir de lancer ou de promouvoir des activités de collecte de fonds non autorisées

EXIGENCES RELATIVES AUX CAMPAGNES

Toutes les campagnes de collecte de fonds et de financement participatif en ligne doivent :

• Soutenir les objectifs caritatifs approuvés de la Ligue navale du Canada
• Utiliser des plateformes garantissant la transparence des rapports et la sécurité du traitement des données
• Veiller à ce que tous les fonds soient versés directement sur un compte bancaire officiel de la Ligue navale du Canada
• Assurer une traçabilité complète, du don à la dépense

APPROBATION ET AUTORISATION

Propositions de campagne
Toute proposition de campagne écrite doit être approuvée avant son lancement. Les propositions doivent inclure :

• L'objectif et la description de la campagne
• La plateforme choisie et la justification de ce choix
• Le budget et les frais prévus
• Le calendrier de la campagne
• Le plan de communication et de remerciement des donateurs
• Les coordonnées bancaires officielles
• L'identité du responsable de la campagne et de l'autorité financière habilitée

Niveaux d'approbation

• Campagnes au niveau des succursales : approbation du comité exécutif de la succursale
• Campagnes au niveau des divisions ou campagnes des succursales dépassant 10 000 $ : approbation du comité exécutif de la division
• Campagnes dépassant 50 000 $ ou campagnes nationales : approbation du comité exécutif national

Aucune campagne ne peut être publiée ou promue sans l'accord écrit de l'autorité compétente.

PROCÉDURES ET CONTRÔLES FINANCIERS

• Les dons doivent faire l'objet d'un rapprochement avec les dépôts bancaires au moins une fois par mois pendant la campagne
• Tous les frais, dépenses et reçus doivent être justifiés par des pièces justificatives
• Les fonds ne peuvent être utilisés qu'aux fins approuvées
• Les documents financiers doivent être remis au trésorier de la division et conservés pendant au moins sept ans

Seule une autorité financière habilitée peut délivrer des reçus fiscaux pour dons de bienfaisance. Lorsque des plateformes de dons de bienfaisance telles que CanadaHelps sont utilisées, la délivrance des reçus sera gérée conformément aux procédures du bureau national.

COMMUNICATION ET SUIVI DES CAMPAGNES

Les responsables de campagne doivent :

• Surveiller le contenu de la campagne et les commentaires publics
• Veiller à ce que les communications soient exactes, conformes à la loi et respectueuses
• Réagir rapidement en cas de problèmes ou de contenu inapproprié
• Préserver à tout moment la confidentialité des donateurs

RAPPORTS ET DOCUMENTATION

Un rapport final de campagne doit être remis dans les 30 jours suivant la fin de la campagne et doit inclure :

• Montant total des fonds collectés (brut)
• Frais de plateforme et de traitement
• Montant net des fonds reçus
• Récapitulatif des dépenses
• Confirmation du rapprochement comptable
• Description des résultats obtenus et des difficultés rencontrées

Les données relatives aux donateurs doivent être traitées conformément aux politiques de confidentialité de la Navy League.

CONFIDENTIALITÉ ET CONFORMITÉ LÉGALE

Toutes les activités de collecte de fonds doivent respecter les lois en vigueur en matière de confidentialité, de droits d'auteur et de protection des données. Les informations relatives aux donateurs doivent être conservées en toute sécurité et ne doivent être accessibles qu'aux personnes autorisées.

ACTIVITÉS DE COLLECTE DE FONDS NON AUTORISÉES

Si une succursale ou une division a connaissance d'une activité de collecte de fonds non autorisée utilisant le nom ou l'image de marque de la Ligue navale du Canada, le comité exécutif local doit immédiatement ordonner aux organisateurs de mettre fin à cette activité et en informer le bureau national afin que des mesures soient prises.

ANNEXES

Les annexes suivantes font partie intégrante de la présente politique :

• Annexe A : Liste de contrôle pour l'évaluation des campagnes en ligne
• Annexe B : Modèle de plan de campagne
• Annexe C : Modèle de rapport sur les campagnes de collecte de fonds des succursales

Pour toute question ou précision concernant la présente politique relative aux collectes de fonds en ligne et au financement participatif, veuillez contacter le Bureau national par e-mail à l'adresse national@navyleague.ca.